この記事のもくじ
現代人は忙しい。上手に予定を立てられたら生産性も充実感もアップ！
「１日が36時間あったらいいのに」と思ったことある方、いるんじゃないでしょうか？
私もあります！
36時間と言わずとも、あと1時間でも増えて1日が25時間になればその1時間を自分のために使いたい！
そしたらあれもやって、これもやって、、、とやれるのに。
なーんて思ったことありますよね？
とにかく、現代人は忙しい！
そんな忙しい日本人のために、よく時間管理研修などで教わる予定の立て方について、バケツに砂を詰める話を例にお伝えします。
予定の立て方の考え方の基本のキなので、そんな話聞いたことないな～という方はぜひこの先の記事をご覧ください。
※動画で見たい！聞き流したい！という方はYouTubeでも同じテーマでお話ししているので動画をご覧ください。
【バケツの例え】バケツに大小の石を入れるにはどうする？
さて、みなさんに質問です。
いま砂浜にいて、目の前に空のバケツがあります。
このバケツに、砂浜にある大きな岩や、石、それから砂をおさまるようにいれたいんですが、どうやっていれますか？
せっかくだからここで少し考えてみてくださいね。
正解は、大きいものから順番に入れていくんです。
砂粒からいれてしまうと、最後に岩を入れようとすると、岩がおさまりきらなくなってしまう。
でも、大きなものから順番に入れれば、その岩と岩の隙間を埋めるように砂が入って、綺麗におさまってくれるんですね。
これは時間管理もおなじです。
・岩や石や砂というのは緊急度も重要度も異なる様々なタスク
つまり、岩や石をどうやったらバケツにすっぽり綺麗に納められるか、というのは時間管理、予定の立て方のコツと同じことなんですね。
なのでここで予定管理についてまとめます。
予定の立て方のコツまとめ
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タスクの洗い出し
その日のタスクをまずは紙に書き出してみる。
頭の中で考えるよりも、書き出して可視化してあげるほうがいいです。
また、書き出すのはパソコンなどのデジタルツールでもいいですが、私の場合はフリーハンドで文字の大小も自由自在に好き勝手に書きなぐることができるペンとノートのアナログツールを活用しています。 -
タスクの重要度と緊急度の判別
まずは、洗い出したタスクが岩なのか、石なのか、砂粒なのかを判断しましょう。
つまり、緊急度や重要度が高いものはこの例で言う、岩や大きな石、低いものは砂粒にあたりますね。 -
重要度や緊急度のの高い予定を先に組む
重要度や緊急度が高いタスクが1日が終わった時に残っていては大変です。
どうしても1日の終わりに大事なタスクを残してしまいがちな人は、午前中にまず大事なものから手を付けるなどと予定を組んでみましょう。お昼を食べたあとに眠くなってしまったり、集中力が途切れてきがちですので、集中力が高い午前中に大事な予定を組んでおくというのがいいかもしれませんね。 -
重要度や緊急度の低い予定を合間にいれる
重要度や緊急度の高い予定の合間に、その他の予定を入れていくように予定をくみます。
たとえば重要でないメールの返信などは、大事な予定と予定の間のすき間時間にサッとできたりしてしまいますね。
予定の組み方でありがちなのは、重要でないメールの返信や電話対応などを、すぐに済むからと言って先に手をつけてしまうと、なかなか重要なものに手がつけられず午前中がそれだけで終わってしまったなんてことになったりします。
私もよくやってしまっていました(笑)
終わりに
予定管理の基本の考え方をご紹介しました。
細かいことを話すといろんな予定管理方法、予定の立て方のコツがあると思いますが、私がいままでに知り得た方法で、基本のキはまずこの「バケツの例」だと感じています。
予定管理や時間管理ができると、自分の時間を作れたり、効率的に時間を使えるというのは当然なのですが、私がメリットと感じていることのもうひとつは、1日のやるべきこと・やりたいことができると、その日の終わりを気持ちよく終えることができるということなんです。
この充実感ってすごく重要だと思うんですね。
自分の決めたことができた、というのは自己肯定感のアップにもつながることです。
そしてこの自己肯定感というのがウェルビーイングの一旦も担っていると思うんです。
実際、私は毎日の終わりに日記とまでは言わないですが、簡単な感想と〇・△・×のような自己評価を手帳（というか記録帳？）にメモしています。
たいてい「〇」やさらにもっと良い「◎」がつく日というのは、予定していたタスクや仕事がしっかりできたときです。
（もしくは、私がもっとも人生で嬉しいと思っているのは人との交わりなので、素敵な人との出会いがあったり、尊敬する人との交流などのときもありますが。）
1日の時間管理、予定の立て方に困っている方、これを試してみください。
